AG Vervoersmanagement vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk?
AG Vervoersmanagement, gevestigd aan Camposdreef 25, 3563 XM Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Vragen kunt u sturen naar info@agvervoersmanagement.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw contact en de dienst die u gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- naam, bedrijfsnaam en contactgegevens;
- adres-, KvK-, factuur- en betalingsgegevens;
- informatie over uw onderneming, voertuigen en chauffeurs voor zover noodzakelijk;
- gegevens en documenten voor NIWO-begeleiding en extern vervoersmanagement;
- correspondentie via e-mail, telefoon of WhatsApp;
- informatie die u via het contactformulier aanlevert;
- beperkte technische gegevens die noodzakelijk zijn voor een veilige werking van de website.
Wij vragen alleen om gegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
- het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
- het uitvoeren van een intake en voorbereiden van offertes of overeenkomsten;
- begeleiding bij een NIWO-aanvraag;
- het uitvoeren van werkzaamheden als externe vervoersmanager;
- contact tijdens en administratie van onze dienstverlening;
- facturatie, wettelijke administratie en behandeling van klachten of geschillen;
- beveiliging en technisch functioneren van de website.
4. Grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, om aan een wettelijke verplichting te voldoen, op basis van een gerechtvaardigd belang of — waar van toepassing — met uw toestemming. Toestemming kunt u altijd intrekken.
5. NIWO-documenten en bedrijfsinformatie
Voor NIWO-aanvraagbegeleiding of extern vervoersmanagement kan het nodig zijn dat u documenten en informatie over uw onderneming verstrekt. Wij gebruiken deze uitsluitend voor zover nodig om de afgesproken dienst uit te voeren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen of onze dienstverlening te verantwoorden. Lever geen persoonsgegevens aan die niet noodzakelijk zijn.
6. Delen met anderen
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Gegevens kunnen alleen worden gedeeld wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, wanneer de wet dit verplicht of wanneer u toestemming heeft gegeven. Het kan gaan om hosting- en IT-dienstverleners, e-mail- en communicatiediensten, boekhoudkundige dienstverleners, professionele adviseurs, bevoegde instanties en partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij een NIWO-traject. Waar nodig maken wij passende verwerkersafspraken.
6a. Automatische factuurarchivering in Google Drive
AG Vervoersmanagement gebruikt de interne toepassing AGV Factuurarchief om definitieve verkoopfacturen op te slaan en te controleren in de eigen Google Drive-boekhouding. Klanten hoeven hiervoor niet met Google in te loggen en hoeven geen toegang tot hun eigen Google Drive te geven.
De koppeling wordt momenteel uitsluitend in onze testomgeving gebruikt.
Wij slaan de factuur als PDF op. Deze bevat de op de factuur vermelde naam, bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en eventueel btw-identificatienummer, het factuurnummer en de factuurdatum, de omschrijving en bedragen, btw en betaalinformatie, waaronder de betaalreferentie. Google Drive wordt gebruikt voor opslag, teruglezen en controle van deze facturen. Testfacturen worden apart van echte verkoopfacturen bewaard.
Voor de verbinding verleent uitsluitend de eigenaar toestemming. De toepassing gebruikt het Google-recht drive.file. Daarmee kan zij de afzonderlijk toegestane mappen en bestanden en de door haar aangemaakte bestanden benaderen en beheren. Dit is geen algemeen leesrecht voor alle bestandsgegevens in Drive. Het recht is ook niet beperkt tot alleen uploaden: het kan beheer van de toegestane bestanden mogelijk maken. De gebouwde archieffunctie gebruikt het voor opslaan, teruglezen en controleren; zij wijzigt of verwijdert bestaande facturen niet.
De toepassing leest van toegestane mappen en bestanden onder meer de naam, het type, de plaats in de mappenstructuur, deelrechten en toegang voor de toepassing. Daarmee controleren wij of de factuur op de juiste, niet openbaar gedeelde bestemming terechtkomt. In onze websiteadministratie bewaren wij daarnaast de koppeling met de bestelling, de archiefstatus, bestands- en mapverwijzingen, controlewaarden, tijdstippen en eventuele foutcodes. Deze gegevens dienen om de archivering te controleren en fouten te herstellen.
De verbinding met Google verloopt via HTTPS. De toegangssleutels worden aan de serverzijde gebruikt en worden niet opgenomen in de openbare websitebestanden. De toepassing controleert de werkelijk verleende rechten, de bestemming en de inhoud van de opgeslagen factuur. Een herhaalde archiveringspoging gebruikt dezelfde bestandsverwijzing om dubbele opslag te voorkomen.
De Google-gegevens worden uitsluitend gebruikt voor deze factuuradministratie, controle en herstel. Wij verkopen deze gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. De eigenaar kan de toestemming via het Google-account intrekken. Daardoor stopt de verbinding; bestaande archiefbestanden worden daarmee niet automatisch verwijderd. Voor vragen over persoonsgegevens of een verzoek tot verwijdering kunt u contact opnemen via info@agvervoersmanagement.nl. Wettelijke bewaarplichten kunnen verwijdering beperken.
7. WhatsApp
Via de WhatsApp-knop kunt u rechtstreeks contact opnemen. Wanneer u WhatsApp gebruikt, worden gegevens ook verwerkt door WhatsApp volgens het eigen privacybeleid en de eigen voorwaarden. Stuur geen onnodig gevoelige documenten of persoonsgegevens via WhatsApp.
8. Contactformulier
Het formulier op deze website stelt in uw eigen e-mailprogramma een bericht samen. De ingevulde gegevens worden niet op de website opgeslagen. Zodra u het bericht verstuurt, ontvangen wij de inhoud via e-mail en gebruiken wij die om uw aanvraag te beantwoorden en eventueel onze dienstverlening voor te bereiden.
9. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft. Voor de fiscale basisadministratie geldt in beginsel zeven jaar. Contactaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden verwijderen wij zodra zij redelijkerwijs niet meer nodig zijn. Klantdossiers bewaren wij zolang dat nodig is voor uitvoering, verantwoording, wettelijke verplichtingen en mogelijke vragen of geschillen.
Voor facturen in Google Drive gelden dezelfde toepasselijke bewaartermijnen als voor onze overige factuuradministratie. Technische archiefgegevens bewaren wij alleen zolang zij nodig zijn voor controle, herstel of een toepasselijke wettelijke verplichting. De huidige archieffunctie verwijdert facturen en archiefgegevens niet automatisch. Dit verlengt de bewaartermijn niet: wanneer gegevens niet langer nodig zijn en geen bewaarplicht meer geldt, moeten wij de verwijdering handmatig uitvoeren.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking, wijziging of vernietiging. Geen digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen.
11. Cookies en tracking
Deze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en geen privacygevoelige analytics. Alleen technisch noodzakelijke opslag of functies kunnen worden gebruikt wanneer dat nodig is om de website correct en veilig te laten werken. Als dit beleid in de toekomst verandert, wordt deze verklaring aangepast en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.
12. Uw privacyrechten
U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van uw gegevens, voor zover het betreffende recht van toepassing is. U kunt ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Stuur uw verzoek naar info@agvervoersmanagement.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen uw identiteit te bevestigen.
13. Klachten
Neem bij een klacht bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
14. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wet- en regelgeving verandert. Op deze pagina vindt u steeds de actuele versie.
Versie 18 september 2026