AGV Factuurarchief is de interne toepassing waarmee AG Vervoersmanagement definitieve verkoopfacturen automatisch in de eigen Google Drive-boekhouding opslaat en controleert. Klanten hoeven hiervoor niet met Google in te loggen of toegang tot hun eigen Drive te geven.
De koppeling wordt momenteel uitsluitend in onze testomgeving gebruikt.
Wat doet de koppeling?
De bestaande factuur wordt als PDF opgeslagen in Boekhouding / jaar / kwartaal / Omzet. De factuurdatum bepaalt het jaar en kwartaal. Testfacturen blijven in de afzonderlijke testmappen. Het archief gebruikt dezelfde definitieve factuur als de klant ontvangt.
Welke toegang wordt gebruikt?
Alleen de eigenaar autoriseert de Google-koppeling. De beperkte uitvoering gebruikt uitsluitend het recht drive.file: toegang tot afzonderlijk gekozen mappen en bestanden en bestanden die de toepassing zelf aanmaakt. Er is geen algemeen leesrecht voor bestandsgegevens uit heel Drive nodig.
Elke bestaande map in het archiefpad wordt afzonderlijk gecontroleerd. Toegang tot een hoofdmap geeft niet vanzelf toegang tot bestaande submappen of bestanden. Voor een nog niet aangesloten jaar of kwartaal moet de eigenaar eerst de juiste mappen kiezen. Tot die tijd blijft de archivering in de herstelwachtrij.
Controle en herstel
De toepassing controleert de bestemming, deelrechten en inhoud van het opgeslagen bestand. Een herhaalde poging gebruikt hetzelfde bestandsnummer in Drive. Ontbrekende toegang leidt niet tot het aanmaken van vervangende mappen. Een archiveringsprobleem verandert het factuurnummer en de reeds uitgevoerde klantlevering niet.
Privacy en contact
AGV Factuurarchief is uitsluitend bedoeld voor de eigen administratie en is geen dienst die klanten kunnen afnemen. De verwerking en bewaring van persoonsgegevens staan in onze privacyverklaring. Voor vragen kunt u mailen naar info@agvervoersmanagement.nl.